Politique de confidentialité

Date d'entrée en vigueur : 23 mars 2026

1. Qui nous sommes

LUMINARYX™ est un nom commercial de 17691190 Canada Inc., une société canadienne constituée sous le régime fédéral. Notre plateforme aide les municipalités canadiennes à encadrer l'utilisation de l'intelligence artificielle au moyen de flux de travail structurés, de pistes de vérification et d'outils de conformité réglementaire.

Aux fins de la législation applicable en matière de protection de la vie privée, 17691190 Canada Inc. est le responsable du traitement des données à l'égard de vos renseignements personnels. Les lois applicables varient selon le contexte : à titre d'organisation du secteur privé qui traite des renseignements personnels dans le cadre d'une activité commerciale, nous sommes assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale et, le cas échéant, à la Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25). Nos clients municipaux sont eux-mêmes assujettis aux lois sur la protection de la vie privée du secteur public, notamment la Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FOIPPA, loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée) de la Colombie-Britannique, la Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA, loi municipale sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée) de l'Ontario, ainsi que la législation provinciale équivalente ailleurs au Canada. La plateforme LUMINARYX™ est conçue pour aider les municipalités à respecter leurs obligations en vertu de ces lois du secteur public.

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Renseignements que vous fournissez directement

• Inscription au compte : nom, adresse courriel professionnelle, titre de poste, nom de la municipalité et province.
• Formulaires de contact et de demande de renseignements : nom, adresse courriel, municipalité et tout contenu de message que vous soumettez.
• Utilisation de la plateforme : décisions de gouvernance de l'IA, soumissions de flux de travail, notes d'approbation et entrées de journal de vérification que vous ou vos collègues créez au sein de la plateforme.
• Facturation : nom et adresse courriel du contact de facturation. Les données de carte de paiement sont traitées directement par Stripe et ne sont jamais stockées par LUMINARYX™.

2.2 Renseignements recueillis automatiquement

• Données de journalisation : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, horodatages et journaux d'erreurs recueillis à des fins de sécurité, de prévention des abus et de diagnostic du service.
• Données de session et d'authentification : jetons de session chiffrés et état de vérification par authentification multifacteur (AMF) stockés dans Redis et dans notre base de données.
• Analyses d'utilisation : tendances d'utilisation des fonctionnalités, agrégées et non identificatoires, utilisées pour améliorer le produit.

2.3 Renseignements provenant de tiers

Nous n'achetons ni ne recevons de renseignements personnels auprès de courtiers en données. Nous pouvons recevoir des renseignements limités de fournisseurs d'authentification unique (SSO) (Microsoft Entra ID / Azure AD) si votre organisation active l'authentification unique, limités aux attributs fournis par ce fournisseur d'identité (généralement le nom, le courriel et le rôle organisationnel).

3. Comment nous utilisons vos renseignements

• Prestation du service : création et gestion de votre compte, traitement des décisions de gouvernance au moyen de la plateforme, production de pistes de vérification et de rapports de conformité, et fourniture d'un soutien technique.
• Facturation et abonnements : gestion des périodes d'essai, traitement des paiements d'abonnement par l'intermédiaire de Stripe et envoi des factures.
• Sécurité : détection et prévention des accès non autorisés, de la fraude et des abus; application des limites de débit; tenue de journaux de vérification pour les enquêtes de sécurité.
• Amélioration du produit : compréhension de la façon dont les fonctionnalités sont utilisées de façon agrégée afin d'établir les priorités de développement.
• Communications : envoi de courriels transactionnels (avis de compte, codes d'AMF, réinitialisations de mot de passe), de mises à jour du service et, avec votre consentement, de nouvelles sur les produits. Vous pouvez vous désabonner des courriels de marketing en tout temps.
• Conformité juridique : respect de nos obligations en vertu de la LPRPDE, de la législation provinciale sur la protection de la vie privée et de toute autre loi applicable.

Nous n'utilisons pas les données de gouvernance de votre municipalité pour entraîner des modèles d'IA. Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons de renseignements personnels à quelque tiers que ce soit à des fins commerciales.

4. Fondement juridique du traitement

En vertu de la LPRPDE et de la Loi 25 du Québec, nous nous appuyons sur les fondements juridiques suivants :

• Nécessité contractuelle : traitement requis pour fournir le service LUMINARYX™ aux termes de notre entente-cadre d'abonnement (Master Subscription Agreement).
• Consentement : communications de marketing, analyses facultatives et tout traitement allant au-delà de la prestation du service pour lequel nous sollicitons votre consentement.
• Intérêts légitimes : surveillance de la sécurité, prévention de la fraude et analyses de produit agrégées, mis en balance avec vos intérêts en matière de vie privée.
• Obligation légale : traitement requis pour se conformer au droit canadien applicable.

5. Partage et communication des données

5.1 Fournisseurs de services (sous-traitants ultérieurs)

Nous ne partageons des renseignements personnels qu'avec des fournisseurs de services de confiance qui traitent les données pour notre compte selon des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité :

• Amazon Web Services (ca-central-1) : hébergement de l'infrastructure infonuagique et de la base de données au Canada.
• Stripe : traitement des paiements. La politique de confidentialité de Stripe régit les données de carte.
• Microsoft 365 : distribution des courriels transactionnels et opérationnels.

5.2 Communications exigées par la loi

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels lorsque la loi, une ordonnance d'un tribunal ou une autorité gouvernementale l'exige, ou lorsque nous estimons de bonne foi qu'une telle communication est nécessaire pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de LUMINARYX™, de nos clients ou du public.

5.3 Transferts d'entreprise

En cas de fusion, d'acquisition ou de vente de la quasi-totalité de l'actif, les renseignements personnels peuvent être transférés dans le cadre de cette opération. Nous aviserons par courriel les clients concernés et offrirons des droits de retrait lorsque la loi l'exige.

5.4 Nous ne vendons pas vos données

LUMINARYX™ ne vend, ne concède sous licence ni ne transfère autrement de renseignements personnels à des tiers à des fins de publicité, de profilage ou à toute fin commerciale sans lien avec la prestation du service.

6. Résidence des données au Canada

Toutes les données de gouvernance municipale traitées et stockées par LUMINARYX™, y compris les décisions de gouvernance de l'IA, les pistes de vérification, les documents téléversés et les dossiers de conformité, sont hébergées exclusivement dans AWS ca-central-1 (Montréal, Canada). Nous ne transférons pas ces données à l'extérieur du Canada.

Les métadonnées opérationnelles limitées traitées par les sous-traitants ultérieurs (comme les données de transaction de paiement traitées par Stripe ou les métadonnées de transit des courriels traitées par Microsoft 365) sont régies par les engagements de résidence des données de ces fournisseurs. Nous sélectionnons des sous-traitants ultérieurs offrant des options de résidence des données au Canada dans la mesure du possible, mais nous ne pouvons garantir que 100 % des métadonnées opérationnelles demeurent en tout temps à l'intérieur des frontières canadiennes.

L'infrastructure de notre site Web peut utiliser des réseaux de diffusion de contenu comportant des nœuds situés à l'extérieur du Canada à des fins de performance, mais aucune donnée de gouvernance ni aucun renseignement personnel n'est stocké dans ces nœuds périphériques.

7. Conservation des données

• Données de compte actif : conservées pendant toute la durée de votre abonnement, plus une période de grâce de 90 jours suivant la résiliation.
• Dossiers de piste de vérification : conservés pendant au moins 7 ans afin de soutenir la gouvernance municipale, la reddition de comptes et d'éventuelles vérifications ou procédures judiciaires. Les entrées du journal de vérification sont en ajout seulement et ne peuvent être supprimées.
• Dossiers de facturation : conservés pendant 7 ans, comme l'exige le droit fiscal canadien.
• Données de demande de renseignements : conservées pendant 2 ans à compter de la date de la demande, puis supprimées.
• Journaux de sécurité : conservés pendant 90 jours à des fins de surveillance de la sécurité et d'intervention en cas d'incident.

À la fermeture du compte, nous supprimerons ou anonymiserons les renseignements personnels dans un délai de 90 jours, sauf lorsqu'une conservation plus longue est exigée par la loi ou nécessaire pour préserver l'intégrité des pistes de vérification.

8. Vos droits en matière de vie privée

En vertu de la LPRPDE et de la législation provinciale applicable en matière de protection de la vie privée, vous disposez des droits suivants :

• Accès : demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Rectification : demander la rectification de renseignements personnels inexacts ou incomplets.
• Retrait du consentement : retirer en tout temps le consentement au traitement fondé sur le consentement (p. ex. courriels de marketing), sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué antérieurement.
• Plainte : déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) ou du commissaire provincial à la protection de la vie privée applicable si vous estimez que nous avons enfreint la loi applicable en matière de protection de la vie privée.

Les résidents du Québec disposent de droits supplémentaires en vertu de la Loi 25, notamment le droit à la portabilité des données (dans un format structuré et couramment utilisé) et le droit de demander qu'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ne s'applique pas aux décisions ayant des effets importants à leur égard.

Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, communiquez avec nous à privacy@luminaryx.ca. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Une vérification d'identité peut être exigée avant le traitement des demandes.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données que nous traitons, notamment :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2 et versions ultérieures) et au repos pour le stockage en base de données.
• Pistes de vérification HMAC à chaînage de hachage qui détectent et révèlent toute altération des dossiers de gouvernance.
• Authentification multifacteur (AMF) exigée par défaut pour tous les utilisateurs de la plateforme.
• Limitation de débit par adresse IP et par adresse courriel afin de prévenir les attaques par force brute.
• Architecture Redis à défaillance sécurisée (fail-closed) pour la gestion des jetons de session.
• Contrôle d'accès fondé sur les rôles avec séparation des tâches appliquée au niveau des flux de travail.
• Examen de sécurité régulier dans le cadre de notre programme de conformité ISO 42001.

Aucun système n'est parfaitement sécurisé. Si vous croyez avoir découvert une vulnérabilité de sécurité, veuillez la signaler de façon responsable à security@luminaryx.ca.

10. Témoins et suivi

Notre site Web de marketing (luminaryx.ca) utilise un minimum de témoins :

• Strictement nécessaires : témoins de session requis pour faire fonctionner le formulaire de contact et les fonctionnalités du site Web. Ils ne peuvent être désactivés.
• Analyses : analyses de pages vues, agrégées et anonymisées, servant à comprendre l'utilisation du site Web. Aucun témoin de suivi intersites ni de publicité n'est utilisé.

La plateforme LUMINARYX™ utilise des témoins de session et des témoins sécurisés HttpOnly aux fins d'authentification. Ils sont essentiels au fonctionnement de la plateforme et ne peuvent être désactivés pendant l'utilisation du service.

Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires tiers, de pixels de reciblage ni de technologies de suivi qui vous suivent d'un site à l'autre sur le Web.

11. Protection de la vie privée des enfants

LUMINARYX™ est une plateforme interentreprises (B2B) conçue exclusivement pour les professionnels de l'administration municipale. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de quiconque est âgé de moins de 18 ans. Si vous croyez qu'un mineur a soumis des renseignements par l'intermédiaire de notre plateforme, veuillez communiquer avec nous et nous les supprimerons rapidement.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements dans nos pratiques, notre technologie, les exigences juridiques ou d'autres facteurs. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous :

• Publierons la politique mise à jour à luminaryx.ca/privacy-policy avec une nouvelle date d'entrée en vigueur.
• Aviserons par courriel les abonnés actifs de la plateforme au moins 14 jours avant l'entrée en vigueur des modifications.

Votre utilisation continue de la plateforme après la date d'entrée en vigueur constitue une acceptation de la politique mise à jour. Si vous n'êtes pas d'accord avec des modifications importantes, vous pouvez résilier votre abonnement conformément à nos conditions d'utilisation.

13. Nous joindre

Pour toute question relative à la vie privée, toute demande d'accès ou toute plainte, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée :

Joy Guyot, responsable de la protection de la vie privée
17691190 Canada Inc. (LUMINARYX™)
privacy@luminaryx.ca

Nous accuserons réception de votre demande dans un délai de 5 jours ouvrables et y répondrons intégralement dans un délai de 30 jours. Si nous avons besoin d'une prolongation, nous vous en aviserons au cours de la période initiale de 30 jours.

Vous pouvez également communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à priv.gc.ca si vous avez des préoccupations non résolues.