Entente sur le traitement des données
Responsable
Votre municipalité. Elle est propriétaire de l'ensemble des données de gouvernance. Elle détermine la finalité et les moyens du traitement.
Sous-traitant
LUMINARYX™. Elle traite les données uniquement selon vos instructions, à seule fin de fournir la plateforme.
Sous-traitants ultérieurs
AWS, Stripe, Microsoft 365. Chacun est lié par une entente de sous-traitance.
1. Portée et relation
La présente entente sur le traitement des données (« ETD ») régit le traitement des données municipales par 17691190 Canada Inc., exerçant ses activités sous le nom de LUMINARYX™ (« LUMINARYX », « Sous-traitant »), pour le compte de l'organisation municipale abonnée (« Municipalité », « Responsable »).
La présente ETD est intégrée par renvoi à l'entente-cadre de services (« ECS ») de LUMINARYX™. En cas de conflit entre la présente ETD et l'ECS sur des questions de protection des données, la disposition la plus protectrice des données municipales prévaut.
LUMINARYX™ traite les données municipales uniquement en sa qualité de sous-traitant, en agissant selon les instructions documentées de la Municipalité. La Municipalité, à titre de responsable du traitement, détermine la finalité et les moyens du traitement.
La présente ETD est conçue pour aider les municipalités à respecter leurs obligations en vertu de la législation canadienne applicable en matière de protection de la vie privée, notamment la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques), la FOIPPA (Freedom of Information and Protection of Privacy Act) de la Colombie-Britannique, la Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA) de l'Ontario, ainsi que la Loi 25 du Québec.
2. Propriété des données
Les données municipales sont et demeurent la propriété exclusive de la Municipalité. LUMINARYX™ n'acquiert aucun droit, titre ni intérêt sur les données municipales du fait de leur traitement.
2.1 Ce qui constitue les données municipales
- Décisions de gouvernance de l'IA, évaluations des risques et documents de politique
- Évaluations des fournisseurs et des entrepreneurs soumises par l'entremise du portail des entrepreneurs
- Évaluations des répercussions sur l'équité et dossiers de conformité réglementaire
- Soumissions, notes et justifications du flux de travail d'approbation
- Entrées de la piste d'audit chaînées par hachage et dossiers vérifiés par HMAC
- Renseignements sur les comptes d'utilisateur du personnel municipal et des utilisateurs autorisés
- Paramètres de configuration et personnalisations de la plateforme
2.2 Renseignements personnels au sein des données municipales
Dans la mesure où les données municipales comprennent des renseignements personnels concernant des personnes identifiables (tels que les noms du personnel municipal, les adresses courriel ou les renseignements sur les fonctions), LUMINARYX™ traite ces renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation de la plateforme. Il incombe à la Municipalité de veiller à ce que sa collecte et son utilisation de renseignements personnels au moyen de la plateforme soient conformes à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.
3. Comment LUMINARYX™ traite vos données
LUMINARYX™ traite les données municipales uniquement :
- Dans la mesure nécessaire pour fournir, entretenir et soutenir la plateforme LUMINARYX™ en vertu de l'ECS;
- Conformément aux instructions documentées de la Municipalité;
- Lorsque la loi canadienne applicable l'exige, auquel cas LUMINARYX™ avisera la Municipalité avant le traitement, sauf interdiction légale de le faire.
| Catégorie | Exemples | Finalité |
|---|---|---|
| Dossiers de gouvernance | Décisions de l'IA, cotes de risque, documents de politique | Fonctionnalité de base de la plateforme |
| Données de compte d'utilisateur | Nom, courriel professionnel, fonction, état de l'AMF | Authentification et contrôle d'accès |
| Données de la piste d'audit | Actions horodatées, approbations, hachages HMAC | Intégrité et reddition de comptes en matière de gouvernance |
| Données des fournisseurs/entrepreneurs | Évaluations, soumissions au portail | Fonctionnalité du portail des entrepreneurs |
| Données de configuration | Domaines décisionnels, paramètres de flux de travail, cadres | Personnalisation de la plateforme |
| Données du contact de facturation | Nom et courriel du contact de facturation | Gestion de l'abonnement |
4. Résidence des données au Canada
L'ensemble des données de gouvernance de la Municipalité, y compris les décisions de l'IA, les entrées de la piste d'audit, les documents téléversés, les fichiers de preuve, la configuration et les sauvegardes de bases de données, est stocké, traité et sauvegardé exclusivement au Canada, dans AWS ca-central-1 (Montréal). LUMINARYX™ ne permet en aucune circonstance que les données de gouvernance de la Municipalité soient transmises vers, stockées dans ou consultées depuis tout territoire situé à l'extérieur du Canada, y compris à des fins de soutien technique, de reprise après sinistre ou d'administration.
Les métadonnées opérationnelles limitées traitées par les sous-traitants ultérieurs (données de transactions de paiement au moyen de Stripe; métadonnées de transit des courriels au moyen de Microsoft 365) sont régies par les engagements de résidence des données de ces fournisseurs, énumérés à la section 6. LUMINARYX™ sélectionne des sous-traitants ultérieurs assurant la résidence des données au Canada lorsque cela est possible.
LUMINARYX™ conserve une documentation de tous les lieux de stockage des données, y compris les sites de sauvegarde et de reprise après sinistre, et fournira cette documentation à la Municipalité sur demande écrite.
5. Mesures de sécurité
| Contrôle | Mise en œuvre |
|---|---|
| Chiffrement au repos | AES-256 pour l'ensemble du stockage en base de données |
| Chiffrement en transit | TLS 1.3 ou supérieur pour toute transmission de données |
| Intégrité de la piste d'audit | HMAC SHA-256 chaîné par hachage, en ajout seul, inviolable |
| Authentification | AMF requise par défaut pour tous les utilisateurs de la plateforme |
| Contrôle d'accès | Fondé sur les rôles, avec séparation des tâches appliquée au niveau du flux de travail |
| Gestion des sessions | Gestion des jetons Redis à sécurité intégrée; limitation du débit par adresse IP et par courriel |
| Journalisation et surveillance | Journalisation JSON structurée; tout accès aux données municipales est journalisé |
| Infrastructure | AWS ca-central-1; PostgreSQL; application régulière de correctifs et gestion des vulnérabilités |
| Personnel | Tout le personnel ayant accès aux données est lié par des obligations de confidentialité |
6. Sous-traitants ultérieurs
| Sous-traitant ultérieur | Rôle | Données traitées | Emplacement |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services | Infrastructure infonuagique et hébergement de bases de données | Toutes les données municipales | Canada |
| Stripe | Traitement des paiements | Nom et courriel du contact de facturation, données de carte (jamais stockées par LUMINARYX™) | Canada |
| Microsoft 365 | Courriels transactionnels et opérationnels | Adresse courriel, contenu des courriels pour les notifications | Canada |
6.1 Nouveaux sous-traitants ultérieurs
LUMINARYX™ avisera la Municipalité au moins 30 jours avant de faire appel à tout nouveau sous-traitant ultérieur. La Municipalité peut s'y opposer dans un délai de 14 jours. Si l'opposition ne peut être résolue, la Municipalité peut résilier son abonnement avec remboursement au prorata.
6.2 Responsabilité à l'égard des sous-traitants ultérieurs
LUMINARYX™ demeure pleinement responsable envers la Municipalité des actes et omissions de ses sous-traitants ultérieurs, dans la même mesure que si LUMINARYX™ avait effectué le traitement directement.
7. Activités interdites
LUMINARYX™ ne fera jamais ce qui suit :
- Vendre, concéder sous licence, partager ou divulguer les données municipales à un tiers, quelle qu'en soit la finalité
- Utiliser les données municipales aux fins commerciales propres de LUMINARYX™, à des fins de marketing ou d'analytique au-delà de l'amélioration globale de la plateforme
- Entraîner des modèles d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique à l'aide des données municipales
- Agréger les données municipales avec des données provenant d'autres sources à des fins commerciales
- Accéder aux données municipales sauf dans la mesure nécessaire à la prestation de la plateforme
- Divulguer les données municipales aux organismes d'application de la loi sans une ordonnance valide d'un tribunal canadien et sans notification préalable à la Municipalité (sauf interdiction légale)
- Transférer, reproduire ou permettre l'accès aux données municipales depuis l'extérieur du Canada
- Modifier ou supprimer des entrées de la piste d'audit
8. Notification en cas d'atteinte
Dans l'éventualité d'un incident de sécurité confirmé ou raisonnablement soupçonné touchant les données municipales, LUMINARYX™ :
- Avisera la personne-ressource désignée de la Municipalité dans un délai de 72 heures après la découverte confirmée, par courriel et par téléphone;
- Inclura dans la notification initiale : la nature de l'incident, les catégories et le nombre approximatif de dossiers touchés, les conséquences probables et les mesures immédiates prises;
- Fournira un rapport d'incident écrit complet dans un délai de 14 jours suivant la notification initiale;
- Collaborera pleinement à toute enquête entreprise par la Municipalité et préservera tous les éléments de preuve pertinents;
- Aidera la Municipalité à respecter toute obligation de notification d'atteinte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou de l'organisme de réglementation provincial applicable.
Les sous-traitants ultérieurs sont contractuellement tenus d'aviser LUMINARYX™ de toute atteinte soupçonnée dans un délai de 24 heures, ce qui permet à LUMINARYX™ de respecter son engagement de 72 heures envers les municipalités.
9. Droits d'audit
La Municipalité (ou un auditeur tiers indépendant) a le droit de mener des audits et des inspections afin de vérifier la conformité de LUMINARYX™ à la présente ETD. La portée de l'audit peut comprendre :
- L'examen des politiques, procédures et contrôles d'accès en matière de sécurité
- La vérification de la conformité en matière de résidence des données et des lieux de stockage
- L'examen des ententes de sous-traitance ultérieure et des dossiers de conformité
- L'évaluation des procédures de notification en cas d'atteinte et de l'historique des incidents
La Municipalité donnera un préavis écrit d'au moins 30 jours avant un audit (sauf en cas d'atteinte soupçonnée). Les audits seront menés pendant les heures normales d'ouverture, en s'efforçant raisonnablement de réduire les perturbations au minimum.
À titre de solution de rechange, LUMINARYX™ peut fournir des rapports SOC 2 Type II à jour, des résultats de tests d'intrusion ou des certifications tierces équivalentes lorsqu'ils sont disponibles.
10. Assistance relative aux droits des personnes concernées
Lorsque les données municipales comprennent des renseignements personnels concernant des personnes qui exercent des droits en vertu de la LPRPDE ou de la législation provinciale applicable en matière de protection de la vie privée, LUMINARYX™ :
- Fournira à la Municipalité une assistance technique raisonnable pour répondre à ces demandes, y compris des outils de récupération et d'exportation des données;
- Réacheminera rapidement à la Municipalité toute demande d'une personne concernée reçue directement par LUMINARYX™;
- Ne répondra pas de façon autonome aux demandes des personnes concernées sans l'autorisation écrite de la Municipalité.
11. Restitution et suppression des données
11.1 Exportation pendant l'abonnement
La Municipalité peut exporter l'ensemble des données municipales en tout temps au moyen des outils d'exportation intégrés de la plateforme, dans des formats ouverts et lisibles par machine (JSON, CSV ou XML), sans frais supplémentaires.
11.2 À la résiliation
- LUMINARYX™ rendra l'ensemble des données municipales disponibles pour exportation pendant 90 jours suivant la date de résiliation, sans frais supplémentaires.
- Après la confirmation de la réception de l'exportation, ou à l'expiration de la fenêtre de 90 jours, LUMINARYX™ supprimera de façon permanente et irréversible l'ensemble des données municipales dans un délai de 30 jours.
- LUMINARYX™ fournira une attestation écrite de suppression sur demande.
- Si une loi canadienne exige que LUMINARYX™ conserve des données précises au-delà de l'échéancier de suppression, LUMINARYX™ précisera les données concernées, le fondement juridique et la durée de conservation prévue.
11.3 Exception relative à la piste d'audit
Les entrées de la piste d'audit assujetties à une conservation obligatoire en vertu de la loi canadienne applicable, ou qui font partie d'une procédure judiciaire en cours ou d'une enquête réglementaire, seront conservées pendant la période légale applicable, même après la résiliation.
12. Durée et résiliation
La présente ETD demeure en vigueur pendant toute la durée de l'ECS et tant que LUMINARYX™ conserve des données municipales.
La Municipalité peut résilier la présente ETD immédiatement sur avis écrit si LUMINARYX™ commet un manquement important à ses obligations en matière de protection des données et omet d'y remédier dans un délai de 15 jours suivant l'avis écrit. Dans un tel cas, la Municipalité a droit à un remboursement au prorata.
Les sections 2 (Propriété des données), 7 (Activités interdites), 8 (Notification en cas d'atteinte), 11 (Restitution et suppression des données) et 13 (Droit applicable) survivent à la résiliation.
13. Droit applicable
La présente ETD est régie par les lois de la province de la Colombie-Britannique et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, sans égard aux principes de conflit de lois.
14. Coordonnées
Pour toute question relative à la présente ETD, à la vérification de la résidence des données, aux demandes d'audit ou aux notifications d'atteinte :
Joy Guyot, responsable de la protection de la vie privée et fondatrice
17691190 Canada Inc. (LUMINARYX™)
privacy@luminaryx.ca
Nous accuserons réception de toute demande écrite relative à l'ETD dans un délai de 5 jours ouvrables et y répondrons intégralement dans un délai de 30 jours.